Mieterselbstauskunft: Welche Fristen gelten?

Die Mieterselbstauskunft gehört inzwischen zum Standardpaket einer Wohnungsbewerbung. Doch viele Mieter und Vermieter fragen sich: Wie lange darf eine solche Auskunft überhaupt gespeichert werden? Welche Fristen gelten, wann müssen Daten gelöscht werden und was passiert, wenn ein Mietvertrag zustande kommt oder eben nicht? In diesem Ratgeber werden die wichtigsten Fristen rund um die Mieterselbstauskunft im Immobilienkontext erklärt – verständlich, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.

Was ist eine Mieterselbstauskunft überhaupt?

Eine Mieterselbstauskunft ist ein freiwilliger Fragebogen, mit dem Mietinteressenten dem Vermieter Informationen über ihre Person, ihr Einkommen und ihre Wohnsituation mitteilen. Typischerweise werden darin Name, Anschrift, Beruf, Arbeitgeber, Nettoeinkommen, Anzahl der einziehenden Personen sowie Angaben zu bestehenden Mietverhältnissen und gegebenenfalls zur Bonität abgefragt. Rechtlich ist niemand verpflichtet, eine solche Auskunft zu erteilen, viele Vermieter knüpfen den Mietvertragsabschluss aber praktisch daran.

Die Selbstauskunft dient dem Vermieter als Grundlage, um die Zahlungsfähigkeit und Eignung eines Bewerbers zu prüfen. Sie ist damit ein Teil des Auswahlprozesses bei der Wohnungsvergabe und unterliegt strengen Datenschutzregeln. Besonders wichtig sind dabei die Fristen, innerhalb derer die erhobenen Daten gespeichert und anschließend gelöscht werden dürfen.

Wann darf der Vermieter die Selbstauskunft einfordern?

Bevor überhaupt über Fristen gesprochen werden kann, muss geklärt sein, zu welchem Zeitpunkt der Vermieter überhaupt eine Mieterselbstauskunft verlangen darf. Grundsätzlich ist es unzulässig, den Fragebogen schon vor der ersten Wohnungsbesichtigung zu schicken oder auszuhändigen. Erst wenn der Interessent eine konkrete Mietabsicht erklärt hat – also klar ist, dass er die Wohnung tatsächlich mieten möchte – darf der Vermieter die Selbstauskunft einfordern.

In der Praxis bedeutet das: Nach der Besichtigung oder nach einer mündlichen oder schriftlichen Zusage, die Wohnung zu mieten, kann der Vermieter den Fragebogen übergeben. Weitere sensible Daten wie Schufa-Auszüge oder Gehaltsnachweise dürfen in der Regel erst kurz vor oder zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses angefragt werden. Diese zeitliche Abfolge ist wichtig, weil sie die Rechtmäßigkeit der späteren Speicherung und Löschung der Daten beeinflusst.

Speicherdauer bei Nichtzustandekommen des Mietvertrags

Wenn ein Mietvertrag nicht zustande kommt, gelten für die Mieterselbstauskunft klare Fristen zur Speicherung. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Erhebung erforderlich ist. In der Praxis wird daher häufig von einer Speicherdauer von etwa drei Monaten ausgegangen, wenn kein Mietvertrag abgeschlossen wird.

Das bedeutet: Nachdem der Vermieter sich für einen anderen Bewerber entschieden hat oder die Wohnung anderweitig vergeben wurde, sollten die Daten der übrigen Interessenten innerhalb dieser Frist gelöscht werden. Dazu gehören nicht nur die ausgefüllte Selbstauskunft, sondern auch Kopien von Gehaltsabrechnungen, Schufa-Auszügen oder anderen Unterlagen, die im Rahmen der Bewerbung eingereicht wurden. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn ein besonderer rechtlicher Grund vorliegt, etwa ein laufendes Rechtsstreitverfahren.

• —Daten sollten spätestens nach etwa drei Monaten gelöscht werden, wenn kein Mietvertrag zustande kommt.
• —Dazu gehören Selbstauskunft, Gehaltsnachweise, Schufa-Auszüge und weitere Bewerbungsunterlagen.
• —Eine längere Speicherung ist nur bei besonderen rechtlichen Gründen zulässig.
• —Vermieter sollten die Löschung dokumentieren, um im Streitfall nachweisen zu können, dass sie datenschutzkonform gehandelt haben.

Fristen, wenn ein Mietvertrag abgeschlossen wird

Kommt ein Mietvertrag zustande, ändern sich die Fristen für die Speicherung der Daten. Die Mieterselbstauskunft und die damit verbundenen Unterlagen werden dann Teil der Mieterakte und unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Mietunterlagen. In der Regel werden solche Unterlagen über die Dauer des Mietverhältnisses plus eine angemessene Zeit danach aufbewahrt.

Nach Beendigung des Mietverhältnisses gelten in der Praxis häufig Fristen von etwa drei bis zehn Jahren, je nach Art der Unterlagen und der rechtlichen Situation. So können Unterlagen, die für mögliche Ansprüche oder Streitigkeiten relevant sind, länger gespeichert werden als reine Bewerbungsunterlagen. Wichtig ist, dass der Vermieter die Daten nur für die Zwecke nutzt, für die sie erhoben wurden, und sie nach Ablauf der Fristen löscht.

• —Bei bestehendem Mietverhältnis werden die Daten in der Regel über die Vertragslaufzeit gespeichert.
• —Nach Vertragsende gelten je nach Unterlagenart Fristen von etwa drei bis zehn Jahren.
• —Die Daten dürfen nur für Zwecke des Mietverhältnisses genutzt werden.
• —Nach Ablauf der Fristen müssen die Unterlagen gelöscht werden.

Löschungspflichten und Rechte der Mieter

Mieter haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind, und können die Berichtigung oder Löschung unrichtiger oder unrechtmäßig gespeicherter Daten verlangen. Das gilt auch für die Mieterselbstauskunft. Wenn ein Mietvertrag nicht zustande kommt, kann der Mieter daher die Löschung seiner Daten verlangen, sobald die übliche Speicherdauer von etwa drei Monaten überschritten ist.

Vermieter sollten daher ein klares Löschkonzept haben und die Löschung dokumentieren. Das schützt sowohl den Mieter als auch den Vermieter im Falle eines Streits. Wird eine Selbstauskunft zu lange gespeichert oder ohne Einwilligung weitergegeben, kann das datenschutzrechtliche Konsequenzen haben, etwa Bußgelder oder Unterlassungsansprüche.

• —Mieter können Auskunft über gespeicherte Daten verlangen.
• —Sie können die Berichtigung oder Löschung unrichtiger Daten beantragen.
• —Nach Ablauf der Speicherdauer ist der Vermieter zur Löschung verpflichtet.
• —Vermieter sollten die Löschung dokumentieren, um datenschutzkonform zu handeln.

Praktische Tipps für Mieter

Für Mieter ist es wichtig, sich bewusst zu machen, welche Daten sie preisgeben und wie lange diese gespeichert werden können. Bevor eine Mieterselbstauskunft ausgefüllt wird, sollte geprüft werden, ob alle Fragen zulässig sind. Fragen zu Religion, Nationalität, Gesundheit oder Sexualität sind unzulässig und dürfen nicht beantwortet werden.

Mieter können außerdem darauf achten, dass der Vermieter über die Speicherdauer und die Löschung informiert. Das kann in einem kurzen Hinweis auf dem Fragebogen geschehen. Wenn ein Mietvertrag nicht zustande kommt, kann der Mieter nach einigen Monaten nachfragen, ob seine Daten bereits gelöscht wurden. Das stärkt das eigene Recht auf Datenschutz und verhindert, dass Daten länger gespeichert werden, als es rechtlich zulässig ist.

• —Nur zulässige Fragen beantworten, intime Fragen ablehnen.
• —Auf einen Hinweis zur Speicherdauer und Löschung achten.
• —Nach einigen Monaten nachfragen, ob Daten gelöscht wurden.
• —Bei Bedarf Auskunft über gespeicherte Daten verlangen.

Praktische Tipps für Vermieter

Vermieter sollten bei der Erhebung und Speicherung von Mieterselbstauskünften besonders sorgfältig vorgehen. Dazu gehört, nur die Daten zu erheben, die für die Prüfung der Bonität und Eignung als Mieter erforderlich sind. Unnötige oder sensible Fragen sollten vermieden werden, um datenschutzrechtliche Probleme zu vermeiden.

Ein klarer Löschplan ist unerlässlich. Vermieter sollten festlegen, nach welcher Frist die Daten gelöscht werden und diese Fristen dokumentieren. Das kann in einer internen Datenschutzrichtlinie oder in einem einfachen Protokoll geschehen. Werden Daten digital gespeichert, sollten sie sicher verwahrt und nach Ablauf der Fristen unwiderruflich gelöscht werden. Das schützt den Vermieter vor rechtlichen Risiken und stärkt das Vertrauen der Mieter.

• —Nur erforderliche Daten erheben, sensible Fragen vermeiden.
• —Klaren Löschplan mit Fristen festlegen und dokumentieren.
• —Daten sicher verwahren und nach Ablauf der Fristen löschen.
• —Mieter über Zweck, Speicherdauer und Löschung informieren.

Fazit

Die Mieterselbstauskunft ist ein wichtiges Instrument bei der Wohnungsvergabe, unterliegt aber strengen Fristen und Datenschutzregeln. Vermieter dürfen die Daten nur so lange speichern, wie es für den Zweck der Erhebung erforderlich ist – in der Regel etwa drei Monate, wenn kein Mietvertrag zustande kommt, und über die Dauer des Mietverhältnisses plus eine angemessene Zeit danach, wenn ein Vertrag abgeschlossen wird. Mieter haben das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten zu verlangen und deren Löschung zu beantragen. Wer diese Fristen und Rechte kennt, kann sowohl als Mieter als auch als Vermieter sicher und datenschutzkonform handeln.