Kurzzeitvermietung über Plattformen: Welche Unterlagen braucht man?

Die Kurzzeitvermietung über Plattformen wie Airbnb, Booking oder ähnliche Portale ist für viele Eigentümer eine attraktive Möglichkeit, zusätzliche Einnahmen aus ihrer Immobilie zu generieren. Doch bevor die erste Buchung eingehen kann, müssen zahlreiche Unterlagen bereitstehen – teils für die Behörden, teils für die Plattformen selbst und teils für Steuer- und Versicherungszwecke. Dieser Ratgeber zeigt, welche Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien, Bau, Wohnen und Vermietung tatsächlich relevant sind und wie Vermieter sich rechtssicher aufstellen können.

1. Grundlagen: Was überhaupt erlaubt ist

Bevor es um konkrete Unterlagen geht, muss geklärt werden, ob die Kurzzeitvermietung in der jeweiligen Immobilie überhaupt zulässig ist. In vielen Städten gelten Zweckentfremdungssatzungen, die die Umwandlung von Wohnraum in touristische Unterkünfte einschränken oder verbieten. Zudem kann die Hausordnung oder der Mietvertrag Vorgaben enthalten, die eine gewerbliche Kurzzeitvermietung untersagen.

Wichtige Unterlagen in diesem Zusammenhang sind:

• —Mietvertrag oder Kaufvertrag als Nachweis über die Nutzungsbefugnis
• —Hausordnung oder Teilungserklärung bei Eigentumswohnungen
• —Genehmigung des Vermieters oder der Eigentümergemeinschaft, falls erforderlich
• —Nachweis über eine erteilte Genehmigung zur touristischen Nutzung, falls vorgeschrieben

Ohne diese Unterlagen kann die Vermietung rechtlich riskant sein und zu Kündigungen oder Bußgeldern führen. Es lohnt sich daher, vorab die örtlichen Vorschriften zu prüfen und alle erforderlichen Zustimmungen schriftlich festzuhalten.

2. Eigentums- und Nutzungsunterlagen

Für die Registrierung bei Behörden und Plattformen ist ein klarer Nachweis über Eigentum oder Nutzungsberechtigung unerlässlich. Dies gilt insbesondere, wenn die Immobilie nicht im eigenen Namen steht oder wenn mehrere Eigentümer beteiligt sind.

Typische Unterlagen sind:

• —Grundbuchauszug oder Eigentumsnachweis
• —Notarieller Kaufvertrag oder Erbvertrag
• —Mietvertrag bei Untervermietung
• —Vollmacht oder Bevollmächtigung, falls eine dritte Person die Vermietung durchführt

Diese Unterlagen dienen dazu, die Identität des Vermieters und die Rechtmäßigkeit der Nutzung zu belegen. Sie sollten immer aktuell und leicht zugänglich sein, da sowohl Behörden als auch Plattformen sie bei Rückfragen anfordern können.

3. Registrierungs- und Genehmigungsunterlagen

In vielen Kommunen besteht eine Registrierungspflicht für Kurzzeitvermietungen. Dies kann eine Wohnraum-ID, eine Registrierungsnummer oder eine spezielle Genehmigung sein. Die Anforderungen variieren je nach Bundesland und Stadt.

Zu den typischen Unterlagen gehören:

• —Antragsformular für die Registrierung oder Genehmigung
• —Bescheinigung der Gemeinde über die Eignung zur touristischen Nutzung
• —Nachweis der Eintragung im örtlichen Tourismusregister
• —Bestätigung der erteilten Registrierungsnummer oder Genehmigung

Diese Unterlagen müssen in der Regel online oder persönlich beim zuständigen Amt eingereicht werden. Die Registrierungsnummer muss anschließend in allen Inseraten sichtbar angegeben werden.

4. Steuer- und gewerberechtliche Unterlagen

Die Kurzzeitvermietung kann steuerliche und gewerberechtliche Pflichten auslösen. Je nach Umfang der Vermietung kann eine Gewerbeanmeldung erforderlich sein, und es entstehen steuerliche Verpflichtungen.

Wichtige Unterlagen sind:

• —Gewerbeanmeldung und Gewerbeschein
• —Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• —Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz
• —Nachweise über Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Zahlungen

Diese Unterlagen sollten sorgfältig geführt werden, da sie für die jährliche Steuererklärung und bei Prüfungen durch das Finanzamt benötigt werden. Eine lückenlose Dokumentation hilft, steuerliche Risiken zu minimieren.

5. Versicherungs- und Haftpflichtunterlagen

Die Kurzzeitvermietung bringt zusätzliche Risiken mit sich, die durch geeignete Versicherungen abgedeckt werden sollten. Dazu gehören insbesondere Haftpflicht- und Gebäudeversicherungen.

Typische Unterlagen sind:

• —Versicherungspolicen für Haftpflicht- und Gebäudeversicherung
• —Nachweis über eine spezielle Vermieter-Haftpflichtversicherung
• —Bestätigung der Versicherung über die Deckung bei Kurzzeitvermietung
• —Schadensmeldungen und Abrechnungen bei bereits eingetretenen Schäden

Diese Unterlagen sollten immer aktuell sein und im Falle eines Schadensfalls sofort zur Hand sein. Sie schützen den Vermieter vor finanziellen Verlusten und rechtlichen Auseinandersetzungen.

6. Buchungs- und Dokumentationsunterlagen

Eine lückenlose Dokumentation der Buchungen ist nicht nur für die Steuererklärung wichtig, sondern auch für die Kommunikation mit Gästen und Behörden.

Wichtige Unterlagen sind:

• —Buchungsübersicht je Einheit (Anreise/Abreise, Teamgröße)
• —Rechnungen und Quittungen je Buchung
• —Zahlungsnachweise (Überweisung, Barquittung)
• —Hausregeln und Übergabeprotokolle (Schlüssel, Schäden)
• —Kommunikationsnotizen mit der Kommune oder Plattformen

Diese Unterlagen sollten digital gespeichert werden, um sie bei Bedarf schnell abrufen zu können. Sie helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Vermietung professionell zu gestalten.

7. Plattform-spezifische Unterlagen

Jede Plattform hat eigene Anforderungen an die Unterlagen, die Vermieter bereitstellen müssen. Dies kann von Ausweisen über Bankverbindungen bis hin zu Fotos der Immobilie reichen.

Typische Unterlagen sind:

• —Personalausweis oder Reisepass
• —Bankverbindung für Zahlungen
• —Fotos der Immobilie und der Umgebung
• —Nachweise über die Registrierungsnummer oder Genehmigung
• —Bestätigung der Plattform über die Aktivierung des Kontos

Diese Unterlagen sollten immer aktuell und vollständig sein, um die Sichtbarkeit und Buchbarkeit der Immobilie auf den Plattformen zu gewährleisten.

Fazit

Die Kurzzeitvermietung über Plattformen erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und die Bereitstellung zahlreicher Unterlagen. Von Eigentumsnachweisen über Registrierungs- und Genehmigungsunterlagen bis hin zu steuerlichen und versicherungstechnischen Dokumenten – alles muss lückenlos und aktuell sein. Eine strukturierte Organisation dieser Unterlagen hilft, rechtliche Risiken zu minimieren und die Vermietung professionell und erfolgreich zu gestalten.