Abzugsfähige Kosten: Was Vermieter steuerlich geltend machen?

Vermieter in Deutschland müssen die Mieteinnahmen grundsätzlich versteuern. Doch dafür lassen sich fast alle mit der vermieteten Immobilie verbundenen Kosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wer diese Möglichkeiten konsequent nutzt, kann die Steuerlast deutlich senken – teils um mehrere hundert oder sogar tausende Euro pro Jahr. In diesem Ratgeber werden die wichtigsten abzugsfähigen Kostenarten erklärt, typische Fehler aufgezeigt und praxisnahe Beispiele gegeben, damit Vermieter ihre Steuererklärung für die Vermietung optimal vorbereiten können.

Grundprinzip: Werbungskosten bei der Vermietung

Bei der Vermietung von Wohn- oder Gewerbeimmobilien gelten die Einnahmen als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Von diesen Einnahmen dürfen alle Aufwendungen abgezogen werden, die der Erzielung, Sicherung und Erhaltung dieser Einnahmen dienen. Diese Aufwendungen werden als Werbungskosten bezeichnet. Werbungskosten mindern die steuerpflichtigen Mieteinnahmen und damit die zu zahlende Einkommensteuer.

Wichtig ist, dass die Kosten tatsächlich mit der vermieteten Immobilie in Zusammenhang stehen und nachweisbar sind. Rechnungen, Kontoauszüge und Aufzeichnungen sollten daher mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Für viele Vermieter lohnt sich eine Aufstellung aller laufenden Kosten, um nichts zu vergessen und im Zweifel mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt argumentieren zu können.

Abschreibung auf den Gebäudewert (AfA)

Eine der wichtigsten steuerlichen Hebel für Vermieter ist die Abschreibung auf den Gebäudewert, auch AfA (Absetzung für Abnutzung) genannt. Dabei wird der Gebäudewert über eine bestimmte Nutzungsdauer jährlich anteilig als Werbungskosten abgeschrieben. Der Bodenwert bleibt dabei unberührt, da er nicht abnutzbar ist.

In der Praxis wird der Kaufpreis einer Immobilie in Bodenwert und Gebäudewert aufgeteilt. Für Wohngebäude wird in der Regel von einer Nutzungsdauer von 50 Jahren ausgegangen, was einer jährlichen Abschreibung von 2 Prozent entspricht. Beispiel: Bei einem Gebäudewert von 200.000 Euro ergibt sich eine jährliche AfA von 4.000 Euro (200.000 × 2 %). Diese 4.000 Euro mindern die Mieteinnahmen und damit die steuerpflichtigen Einkünfte.

• —Aufteilung Kaufpreis in Bodenwert und Gebäudewert dokumentieren.
• —Nutzungsdauer und jährlichen Abschreibungssatz kennen (z.B. 2 % für Wohngebäude).
• —AfA in der Anlage V der Steuererklärung eintragen.
• —Bei Erweiterungen oder Modernisierungen neue Anschaffungskosten berücksichtigen.
• —Bei Verkauf die bisher abgeschriebenen Beträge korrekt erfassen.

Finanzierungskosten und Zinsen

Kosten für die Finanzierung der Immobilie gehören ebenfalls zu den Werbungskosten. Dazu zählen insbesondere die Zinsen für Hypotheken oder Baudarlehen, die direkt der Anschaffung oder der Erhaltung der vermieteten Immobilie dienen. Auch Nebenkosten wie Bearbeitungsgebühren oder Disagio können in vielen Fällen über die Laufzeit verteilt abgesetzt werden.

Wichtig ist, dass die Finanzierung tatsächlich der vermieteten Immobilie zugeordnet werden kann. Werden Kredite für mehrere Zwecke genutzt (z.B. Teil für Eigenwohnung, Teil für Vermietung), muss eine anteilige Zuordnung erfolgen. Beispiel: Ein Darlehen dient zu 60 % der vermieteten Wohnung – dann sind auch nur 60 % der Zinsen als Werbungskosten absetzbar.

• —Hypothekenzinsen vollständig als Werbungskosten.
• —Bearbeitungsgebühren und Disagio über die Laufzeit verteilen.
• —Anteilige Zinsen bei gemischter Nutzung (Wohnen + Vermieten) berechnen.
• —Rechnungen und Kontoauszüge der Bank aufbewahren.
• —Zinsen für vorbereitende Finanzierungen prüfen lassen.

Laufende Nebenkosten und Betriebskosten

Viele laufende Kosten rund um die Immobilie sind steuerlich absetzbar, auch wenn sie auf die Mieter umgelegt werden. Entscheidend ist, dass sie der Erhaltung und dem Betrieb der vermieteten Immobilie dienen. Typische Beispiele sind Grundsteuer, Versicherungen, Hausmeisterkosten, Müllabfuhr, Schornsteinfeger oder Wartungsverträge für Aufzug und Heizung.

Soweit diese umlagefähigen Nebenkosten nicht auf die Mieter umgelegt werden oder bei Leerstand selbst getragen werden, sind sie in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar. Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltungskosten oder Rechtsberatung im Zusammenhang mit der Vermietung gehören ebenfalls in die Steuererklärung. Beispiel: Ein Vermieter zahlt jährlich 1.200 Euro Grundsteuer und 300 Euro Hausmeisterkosten, die er nicht umlegt – insgesamt 1.500 Euro Werbungskosten.

• —Grundsteuer, Müllabfuhr, Hausmeisterkosten.
• —Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht, Elementarschäden).
• —Wartungsverträge für Heizung, Aufzug, Technik.
• —Schornsteinfeger, Winterdienst, Gartenpflege.
• —Nicht umlagefähige Verwaltungskosten und Rechtsberatung.

Reparaturen, Instandhaltung und Modernisierung

Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen sind grundsätzlich sofort als Werbungskosten absetzbar. Dazu gehören zum Beispiel der Austausch von defekten Fenstern, die Reparatur von Rohrleitungen oder die Erneuerung von Heizungsanlagen. Wichtig ist, dass die Maßnahmen den ursprünglichen Zustand wiederherstellen und nicht den Wert der Immobilie dauerhaft erhöhen.

Bei Modernisierungen, die den Wert der Immobilie deutlich steigern (z.B. Einbau einer neuen Heizung, Dachdämmung, barrierefreier Umbau), werden die Kosten in der Regel als Anschaffungs- oder Herstellungskosten behandelt und über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Beispiel: Eine Heizungsmodernisierung kostet 15.000 Euro. Diese Summe wird nicht sofort abgesetzt, sondern über die Nutzungsdauer (z.B. 15 Jahre) als AfA verteilt.

• —Reparaturen sofort als Werbungskosten absetzen.
• —Instandhaltung (z.B. Dachreparatur, Fensteraustausch).
• —Modernisierungen als Anschaffungskosten über AfA verteilen.
• —Rechnungen mit Beschreibung der Maßnahme aufbewahren.
• —Unterschied zwischen Reparatur und Modernisierung beachten.

Verwaltungskosten und digitale Dienste

Viele Vermieter unterschätzen den Aufwand der Mietverwaltung und lagern Aufgaben an externe Hausverwaltungen oder digitale Dienste aus. Die Kosten für eine professionelle Hausverwaltung oder andere Dienstleistungen rund um die Mietverwaltung sind ebenfalls voll absetzbar. Dazu gehören Gebühren für externe Hausverwaltungen, die Nebenkostenabrechnungen und Mietverwaltung übernehmen, sowie Kontoführungsgebühren des Mietkontos.

Auch Software-Abos und digitale Dienste, die das Mietmanagement erleichtern (z.B. Mietverwaltungssoftware, Online-Portale), zählen zu den Werbungskosten. Beispiel: Ein Vermieter nutzt eine Mietverwaltungssoftware für 30 Euro pro Monat – das sind 360 Euro pro Jahr, die als Werbungskosten abgesetzt werden können.

• —Gebühren für externe Hausverwaltungen.
• —Kontoführungsgebühren des Mietkontos.
• —Software-Abos für Mietverwaltung.
• —Digitale Dienste zur Verwaltung von Mietverträgen.
• —Kosten für digitale Nebenkostenabrechnung.

Die neue Tagespauschale für Verwaltungsaufwand

Für das Jahr 2023 wurde eine neue Tagespauschale eingeführt, die Vermieter für den Verwaltungsaufwand nutzen können. Für jeden Tag, an dem sich der Vermieter mit der vermieteten Immobilie beschäftigt hat, gibt es einen Werbungskostenabzug von 6 Euro, maximal jedoch 1.260 Euro pro Jahr. Diese Pauschale ersetzt die frühere Homeoffice-Pauschale für Vermieter.

Der Betrag muss in der Anlage V bei den sonstigen Werbungskosten eingetragen werden. Als Nachweis empfiehlt sich eine Aufzeichnung, an wie vielen Tagen sich der Vermieter mit der Vermietung beschäftigt hat. Beispiel: Ein Vermieter beschäftigt sich an 100 Tagen im Jahr mit der Vermietung – das ergibt einen Werbungskostenabzug von 600 Euro (100 × 6 Euro).

• —6 Euro pro Tag für Verwaltungsaufwand.
• —Maximal 1.260 Euro pro Jahr.
• —Eintrag in Anlage V bei sonstigen Werbungskosten.
• —Aufzeichnung der Tage mit Beschäftigung führen.
• —Auch kurze Tätigkeiten (z.B. 5 Minuten) zählen.

Sonstige abzugsfähige Kosten

Neben den genannten Kategorien gibt es weitere Kosten, die Vermieter steuerlich geltend machen können. Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Erstellung von Restnutzungsdauergutachten, die zur Verkürzung der Nutzungsdauer dienen. Solche Gutachten selbst sind nicht abschreibbar, reduzieren aber unmittelbar die Steuer, da sie eine höhere jährliche AfA ermöglichen.

Auch Rechtsberatungskosten im Zusammenhang mit der Vermietung (z.B. Mietverträge, Räumungsklagen) sind in der Regel als Werbungskosten absetzbar. Werbungskosten für die Suche nach neuen Mietern, wie z.B. Inseratekosten oder Maklerprovisionen, können ebenfalls berücksichtigt werden. Beispiel: Ein Vermieter zahlt 500 Euro Maklerprovision für die Vermittlung eines neuen Mieters – diese 500 Euro mindern die Mieteinnahmen.

• —Restnutzungsdauergutachten zur Verkürzung der Nutzungsdauer.
• —Rechtsberatungskosten im Zusammenhang mit der Vermietung.
• —Maklerprovisionen und Inseratekosten.
• —Kosten für die Erstellung von Mietverträgen.
• —Kosten für die Suche nach neuen Mietern.

Fazit

Vermieter haben zahlreiche Möglichkeiten, ihre Steuerlast durch abzugsfähige Kosten zu senken. Von der Abschreibung auf den Gebäudewert über Finanzierungskosten, laufende Nebenkosten und Reparaturen bis hin zu Verwaltungskosten und der neuen Tagespauschale für Verwaltungsaufwand – jede Position kann sich summieren und die steuerpflichtigen Einkünfte deutlich reduzieren. Wichtig ist, alle Kosten systematisch zu erfassen, Rechnungen aufzubewahren und im Zweifel einen Steuerberater zu konsultieren, um keine steuerlichen Vorteile zu verschenken.