Wie lange dauert die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung gehört für viele Mieterinnen und Mieter zum Jahresritual: Im Frühjahr oder Sommer landet ein Schreiben im Briefkasten, das zeigt, ob im vergangenen Jahr zu viel oder zu wenig Nebenkosten gezahlt wurden. Doch wie lange darf der Vermieter eigentlich warten, bis er die Abrechnung schickt? Und wie lange haben Mieter Zeit, dagegen vorzugehen oder eine Erstattung einzufordern? In diesem Ratgeber werden die wichtigsten Fristen, Rechte und Pflichten rund um die Betriebskostenabrechnung verständlich erklärt – inklusive praktischer Beispiele.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung, oft auch Nebenkostenabrechnung genannt, ist eine jährliche Übersicht darüber, welche laufenden Kosten für das Gebäude tatsächlich angefallen sind und wie diese auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt wurden. Dazu gehören typischerweise Kosten für Heizung, Warmwasser, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung und Hausmeisterdienste. Diese Positionen sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt und dürfen nur dann auf die Mieter umgelegt werden, wenn sie dort explizit genannt sind.

Im Mietvertrag vereinbart der Vermieter mit der Mieterin oder dem Mieter eine monatliche Vorauszahlung für diese Betriebskosten. Am Ende des Abrechnungszeitraums – in der Regel ein Jahr – wird abgerechnet, ob die gezahlten Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten decken oder ob Nachzahlung oder Erstattung fällig sind. Die Abrechnung muss klar, nachvollziehbar und vollständig sein, damit Mieterinnen und Mieter sie prüfen können.

• —Betriebskosten sind die laufenden Kosten eines Gebäudes, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen.
• —Nebenkosten umfassen zusätzlich andere Kosten wie z.B. Instandhaltungsrücklagen, die nicht immer auf die Mieter umgelegt werden dürfen.
• —Die Abrechnung zeigt, ob die gezahlten Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig waren.
• —Mieterinnen und Mieter haben das Recht, die Abrechnung auf Richtigkeit zu prüfen.
• —Die Abrechnung muss sich auf einen Zeitraum von 12 Monaten beziehen.

Abrechnungszeitraum: Wann beginnt und endet er?

Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, für den die Betriebskosten abgerechnet werden. Er beträgt in der Regel 12 Monate und wird im Mietvertrag festgelegt. Häufig wird das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) gewählt, es kann aber auch ein anderes 12‑Monats‑Intervall sein, etwa vom 1. April eines Jahres bis zum 31. März des Folgejahres. Wichtig ist, dass der Abrechnungszeitraum immer ein Jahr umfasst und nicht willkürlich verkürzt oder verlängert wird.

Zieht eine Mieterin oder ein Mieter unterjährig ein oder aus, wird der Abrechnungszeitraum für diese Person entsprechend gekürzt. Die Abrechnung erfolgt dann nicht für das gesamte Jahr, sondern nur für den Zeitraum vom letzten Abrechnungstermin bis zum Einzug oder vom Auszug bis zum nächsten Abrechnungstermin. Die tatsächlich im Abrechnungsjahr angefallenen Kosten werden anteilig auf die betroffenen Monate umgelegt.

• —Der Abrechnungszeitraum beträgt immer 12 Monate, meist ein Kalenderjahr.
• —Er kann im Mietvertrag anders festgelegt werden, z.B. 1. April bis 31. März.
• —Bei Einzug oder Auszug wird der Abrechnungszeitraum für die betroffene Person gekürzt.
• —Die Kosten werden nur für die tatsächlichen Nutzungsmonate umgelegt.
• —Der Abrechnungszeitraum darf nicht willkürlich geändert werden.

Wie lange darf der Vermieter für die Abrechnung warten?

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Diese Frist ergibt sich aus § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Sie beginnt mit dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums und endet zwölf Monate später. Die Abrechnung muss bis dahin dem Mieter zugestellt sein, nicht nur abgesandt.

Beispiel: Der Abrechnungszeitraum läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025. Dann muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingegangen sein. Ist die Abrechnung später zuständig, verliert der Vermieter in der Regel das Recht, Nachforderungen zu stellen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (z.B. durch unvorhersehbare Ereignisse).

• —Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt sein.
• —Die Frist beginnt mit dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums.
• —Die Abrechnung muss beim Mieter eingegangen sein, nicht nur abgesandt.
• —Nach Ablauf der Frist sind Nachforderungen des Vermieters ausgeschlossen.
• —Die Frist kann im Mietvertrag nicht verkürzt oder verlängert werden.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Kommt die Betriebskostenabrechnung nach Ablauf der 12‑Monats‑Frist beim Mieter an, kann der Vermieter in der Regel keine Nachforderungen mehr geltend machen. Das bedeutet: Zahlt der Mieter trotzdem eine Nachzahlung, kann er das Geld zurückfordern, weil der Vermieter dann ungerechtfertigt bereichert wäre. Die Ausschlussfrist betrifft jedoch nur Nachforderungen des Vermieters, nicht Rückzahlungsansprüche des Mieters.

Mieterinnen und Mieter können auch nach Ablauf der 12 Monate verlangen, dass der Vermieter eine Abrechnung vorlegt – insbesondere dann, wenn sie vermuten, dass ein Guthaben zu ihren Gunsten besteht. In diesem Fall kann der Vermieter die Abrechnung zwar verspätet erstellen, muss aber das Guthaben auszahlen, wenn es sich rechnerisch ergibt.

• —Nach Ablauf der 12‑Monats‑Frist sind Nachforderungen des Vermieters ausgeschlossen.
• —Zahlungen trotz verspäteter Abrechnung können zurückgefordert werden.
• —Rückzahlungsansprüche des Mieters bleiben unberührt.
• —Mieter können auch nach Ablauf der Frist eine Abrechnung verlangen.
• —Der Vermieter muss Guthaben auszahlen, wenn sie sich rechnerisch ergeben.

Wie lange hat der Mieter Zeit, gegen die Abrechnung vorzugehen?

Mieterinnen und Mieter haben in der Regel 12 Monate Zeit, nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Einwendungen zu erheben. Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung und endet zwölf Monate später. Innerhalb dieser Zeit können Fehler in der Abrechnung angezeigt, einzelne Positionen angezweifelt oder die Richtigkeit der umgelegten Kosten überprüft werden.

Beispiel: Die Abrechnung geht am 15. März 2026 zu. Dann endet die Einwendungsfrist am 15. März 2027. Auch wenn bereits gezahlt wurde, kann innerhalb dieser Frist noch widersprochen werden. Nach Ablauf der Frist sind Einwendungen in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, es handelt sich um offensichtliche Fehler, die der Vermieter selbst anerkennen muss.

• —Mieter haben 12 Monate Zeit, nach Erhalt der Abrechnung Einwendungen zu erheben.
• —Die Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung.
• —Einwendungen können auch nach Zahlung der Nachforderung erhoben werden.
• —Nach Ablauf der Frist sind Einwendungen in der Regel ausgeschlossen.
• —Offensichtliche Fehler können auch nach Ablauf der Frist korrigiert werden.

Zahlungsfristen: Wie lange muss der Mieter zahlen?

Für die Nachzahlung von Betriebskosten gilt in der Praxis üblicherweise eine Frist von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung. Diese Frist wird in vielen Mietverträgen ausdrücklich genannt. Kürzere Zahlungsfristen (z.B. 7 oder 14 Tage) sind möglich, müssen aber im Vertrag vereinbart sein und dürfen den Mieter nicht unangemessen benachteiligen.

Beispiel: Die Abrechnung geht am 10. April 2026 zu und zeigt eine Nachzahlung von 360 Euro. Dann ist die Zahlung in der Regel bis zum 10. Mai 2026 fällig. Wird die Nachzahlung nicht rechtzeitig gezahlt, gerät der Mieter in Verzug und kann mit Mahnungen oder Verzugszinsen rechnen. Umgekehrt muss der Vermieter Guthaben ebenfalls innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung auszahlen, sonst gerät er in Verzug.

• —Die übliche Zahlungsfrist für Nachzahlungen beträgt 30 Tage nach Zugang der Abrechnung.
• —Kürzere Fristen müssen im Mietvertrag vereinbart sein.
• —Der Mieter gerät in Verzug, wenn die Nachzahlung nicht rechtzeitig erfolgt.
• —Der Vermieter muss Guthaben innerhalb von 30 Tagen auszahlen.
• —Bei Verzug können Verzugszinsen anfallen.

Verjährung von Ansprüchen aus der Abrechnung

Alle Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung – sowohl Nachforderungen des Vermieters als auch Rückzahlungsansprüche des Mieters – unterliegen einer Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Innerhalb dieser drei Jahre können sowohl Nachforderungen als auch Rückforderungen geltend gemacht werden.

Beispiel: Für den Abrechnungszeitraum 2024 entsteht ein Anspruch im Jahr 2025. Die Verjährungsfrist endet damit am 31. Dezember 2027. Danach können weder der Vermieter noch der Mieter Ansprüche aus dieser Abrechnung geltend machen. Die Verjährungsfrist ist unabhängig von der 12‑Monats‑Abrechnungsfrist und betrifft sowohl Guthaben als auch Nachforderungen.

• —Die Verjährungsfrist für Ansprüche aus der Abrechnung beträgt drei Jahre.
• —Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
• —Innerhalb dieser Frist können Nachforderungen und Rückforderungen geltend gemacht werden.
• —Nach Ablauf der Frist sind Ansprüche aus der Abrechnung verjährt.
• —Die Verjährungsfrist ist unabhängig von der 12‑Monats‑Abrechnungsfrist.

Fazit

Die Betriebskostenabrechnung ist ein wichtiges Instrument, um die tatsächlichen Kosten eines Gebäudes gerecht auf die Mieterinnen und Mieter zu verteilen. Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen, sonst verliert er in der Regel das Recht, Nachforderungen zu stellen. Mieterinnen und Mieter haben 12 Monate Zeit, nach Erhalt der Abrechnung Einwendungen zu erheben, und können Guthaben innerhalb von drei Jahren nach Entstehen des Anspruchs geltend machen. Wer diese Fristen kennt und nutzt, kann seine Rechte im Mietverhältnis besser wahren und unnötige Zahlungen vermeiden.